På konferencen Contract Mangement den 5. september kan du møde Pernille Stege Geil, der er partner og head of digital transformation i Devoteam Danmark og Kelly Lyng Ludvigsen, der er Contract Manager og Lead Consultant i Devoteam Danmark. De har begge været med til at forme årets program, og så er Pernille både ordstyrer og moderator i en forhandlingsfase mellem leverandør og kunde på konferencen.
Inden konferencen kan du læse et spændende interview med Kelly og Pernille.
Vil I starte med at præsentere jer selv, og hvordan I arbejder med Contract Management?
Pernille: Jeg er partner og Head of Digital Transformation i Devoteam Danmark og har over 17 års erfaring fra IT-branchen. Jeg er ekspert inden for områderne IT-Contract & Commercial Management samt udbud med erfaring fra både kunder og leverandørsiden. I øjeblikket arbejder jeg særligt med AI-udvikling inden for kontraktforhandling og kontraktstyring, hvor jeg kontinuerligt stræber efter at udfordre grænserne og skabe innovation inden for mine ekspertiseområder.
Kelly: Jeg er Contract Manager og Lead Consultant i Devoteam Danmark, og jeg har arbejdet med både praktisk og teoretisk Contract Management i ca. 7 år blandt andet i nogle af landets største og politisk styrede organisationer. Jeg drives af samspillet mellem kontrakten som styringsredskab og Contract Management som et ledelsesværktøj, og har derfor også bidraget med viden herom både i artikler og som oplægsholder.
Pernille og Kelly: Vi underviser løbende i både grundlæggende Contact Management og Contract Management for Specialister, hvor vi ikke kun videregiver viden om Contract Management, men også får god indsigt i, hvad der bevæger sig på markedet og hvor de største udfordringer ligger.
Vi brænder begge for Contract Management og ser konstant ind i de mange muligheder og værdier, der kan opnås med CM. Vi arbejder med alt fra at forhandle til at sikre styring med kontraktforpligtelser på den enkelte kontrakt, og så rådgiver vi ledelsen om samspillet mellem kontrakter, strategier, organisationsudvikling med videre samt hvilke muligheder, der ligger i CM-funktionen, der kan skabe bedre profit på bundlinjen. Vores primære mål er at sikre, at vores organisationer maksimerer værdien af deres kontrakter og reducerer juridisk og økonomisk risiko ud fra et helhedsorienteret perspektiv.
Hvad er det vigtigste at have styr på i sin kontraktportefølje?
Pernille og Kelly: Det vigtigste i en kontraktportefølje er klarhed, struktur, overholdelse, systemunderstøttelse og segmentering. Klarhed, struktur og overholdelse indebærer en omfattende oversigt over kontrakter med vigtige oplysninger som parter, betingelser, deadlines og juridiske krav. Dette sikrer fælles forståelse af kontrakten og dens forpligtelser. Overholdelse af betingelserne er afgørende for at undgå juridiske tvister, økonomiske tab og tab af omdømme.
Systemunderstøttelse er også vigtig for struktureret og centraliseret kontraktadministration. Disse systemer muliggør elektronisk oprettelse, opdatering og opbevaring af kontrakter, hvilket forbedrer effektiviteten og tilgængeligheden af kontraktdata. De kan også automatisere opgaver som fornyelsespåmindelser, overvågning af kontraktdatoer og generel administration af kontraktprocessen.
Segmentering af kontraktporteføljen er vigtig for en differentieret tilgang baseret på kritikalitet og risici. Dette gør det muligt at prioritere ressourcer og fokusere på strategisk eller økonomisk vigtige kontrakter. Det tillader også tilpasning af kontraktstyringsprocesser og strategier baseret på kontraktkategorier eller typer.
Kombinationen af ovenstående giver organisationen et solidt grundlag for effektiv kontraktadministration, risikominimering og maksimering af kontraktværdien.
Hvad er de største udfordringer inden for Contract Management i jeres øjne?
De største udfordringer inden for Contract Management er typisk at sikre effektiv styring og overvågning. Det inkluderer kompleksiteten af kontraktbetingelser og krav, mangel på ensartethed i kontraktstandarder, manglende transparens og kommunikation mellem interessenter og behovet for at overvåge og håndhæve kontraktlige forpligtelser i en dynamisk forretningsverden. Disse udfordringer kan resultere i tab af indtægter, juridiske tvister, ineffektivitet og tab af troværdighed. Det er afgørende at have effektive processer og systemer på plads for at håndtere disse udfordringer.
En anden stor udfordring inden for Contract Management inkluderer nye kontrakter, der ”lægges væk i en skuffe”, manglende identifikation af kontraktens forpligtelser og manglende agil tilpasning ved eksterne hændelser.
Den første udfordring opstår, når nye kontrakter ”lægges væk i en skuffe” og ikke bliver håndteret korrekt. Dette kan skyldes manglende opmærksomhed eller ineffektive processer, der resulterer i, at kontrakter ikke bliver fuldt ud forstået, opdateret eller implementeret. Når nye kontrakter ikke bliver ordentligt administreret, kan det medføre tab af forretningsmuligheder, øget risiko for konflikter og juridiske problemer samt ineffektiv brug af ressourcer.
Den anden udfordring opstår når forpligtelser ikke identificeres eller overvåges. Det kan være vanskeligt at holde styr på de forskellige krav og forpligtelser i kontrakter, især når der er mange komplekse kontrakter involveret. Manglende identifikation og opfølgning på forpligtelser kan føre til økonomiske tab, tab af kundetillid og endda mulige retssager.
Den tredje udfordring opstår, når der mangler agil tilpasning til eksterne hændelser, som vi har oplevet flere gange inden for de sidste 4-5 år. Forretningsverdenen er dynamisk, og der kan ske ændringer i omgivelserne, lovgivningen eller markedsforholdene, som kan påvirke kontraktbetingelserne eller kræve justeringer. Hvis der ikke er et fleksibelt og agilt tilpasningssystem på plads, kan det være svært at reagere hurtigt og effektivt på sådanne hændelser. Dette kan føre til manglende muligheder, tab af konkurrenceevne og øget risiko for kontraktkonflikter.
Disse udfordringer inden for Contract Management understreger vigtigheden af effektive processer, klare ansvarsområder og systemunderstøttelse til at håndtere kontraktporteføljen på en struktureret og agil måde. Ved at adressere disse udfordringer kan organisationer maksimere værdien af deres kontrakter, reducere risici og sikre overholdelse af kontraktlige forpligtelser.
Hvordan tror I fremtiden og udviklingen ser ud for Contract Management?
Fremtiden og udviklingen inden for Contract Management ser lovende ud med fortsat udvikling og innovation. Særligt de nye teknologiske fremskridt indenfor digitalisering og AI.
AI åbner døren for automatisering og effektivisering af Contract Management-processer. Disse avancerede teknologier har potentialet til at revolutionere, både hvordan vi forhandler kontakter, og hvordan vi håndterer kontrakter.
Digital transformation: Kontraktstyring vil i stigende grad blive digitaliseret og automatiseret. Der vil være en øget anvendelse af digitale platforme og værktøjer til oprettelse, styring og overvågning af kontrakter. Ved hjælp af AI-teknologi kan kontraktprocesser automatiseres, hvilket vil resultere i en mere effektiv og nøjagtig håndtering. Risici kan identificeres tidligt ved at analysere store mængder data ved at anvende avancerede algoritmer. Dette hjælper med at optimere kontraktbetingelser i en forhandling og sikre overholdelse af kontraktmæssige forpligtelser.
Implementeringen af AI-teknologi inden for Contract Management minimerer også risikoen for fejl, da maskinerne er i stand til at udføre komplekse opgaver med stor præcision. Dette frigiver tid og ressourcer, som tidligere blev brugt på manuel håndtering af kontrakter, hvilket giver mulighed for mere strategisk arbejde og fokus på kerneaktiviteter.
Den teknologiske udvikling har også medført en stigende erkendelse af vigtigheden af Contract Management som en strategisk disciplin. Virksomheder investerer i større omfang i Contract Management og har øget fokus på at optimere og forbedre deres kontraktprocesser. Dette vil sandsynligvis føre til yderligere innovation og udvikling inden for området, hvilket vil skabe mere effektiv og værdiskabende kontraktadministration.
Kom med tre gode grunde for hvorfor man skal deltage på konferencen?
Tre gode grunde til at deltage på konferencen er:
1. Vidensdeling og læring: Konferencen giver en unik mulighed for at deltage i vidensdeling og læring inden for Contract Management. Du vil få adgang til indsigtsfulde talere, eksperter og praktikere, der deler deres erfaringer, best practice og nyeste trends inden for CM. Ved at deltage i konferencen vil du udvide din viden, opdatere dine færdigheder og få indsigt i branchens bedste metoder.
2. Netværksmuligheder: Konferencen giver en fremragende mulighed for at erfaringsudveksle og sparre med andre professionelle inden for Contract Management. Du vil møde kolleger, eksperter og potentielle samarbejdspartnere, der deler din interesse og lidenskab for Contract Management.
3. Opdatering af løsninger og teknologier: Konferencen giver dig indsigt i de nyeste løsninger og teknologier inden for Contract Management. Du vil kunne udforske forskellige værktøjer, der kan optimere og effektivisere Contract Management hos dig.
Hvad håber I, at deltagerne får ud af det?
Vi håber, at deltagerne får følgende ud af at deltage på konferencen:
Øget viden og indsigt: Deltagerne får en øget viden og indsigt i best practice og nyeste løsninger inden for Contract Management.
Inspiration og idéer: Konferencen giver deltagerne inspiration og idéer til at forbedre deres kontraktstyringsprocesser og optimere deres arbejdsgange.
Udvidelse af netværk: Deltagerne har mulighed for at netværke med andre fagfolk og eksperter inden for Contract Management, hvilket kan føre til fremtidige samarbejdsmuligheder og erfaringsudveksling.
Praktiske værktøjer: Konferencen giver deltagerne mulighed for at lære om og få adgang til praktiske værktøjer og systemunderstøttelse, der kan hjælpe med at forbedre Contract Management og effektivisere arbejdsprocesserne.
Opdatering og professionalisering: Deltagelse på konferencen bidrager til en opdatering af færdigheder og viden inden for Contract Management, hvilket styrker deltagerens professionalisme og karrieremuligheder.
Samlet set håber vi, at deltagerne får en berigende oplevelse, hvor de opnår ny viden, indhenter inspiration og får praktiske værktøjer til at forbedre deres Contract Management, samtidig med at de udvider deres netværk inden for fagområdet.
Vil du gerne høre mere fra Pernille og Kelly om Contract Management?
Vær med på konferencen Contract Management den 5. september. Ved at deltage på konferencen får du mulighed for at opgradere dine færdigheder, udvide dit netværk og holde dig opdateret om de nyeste løsninger og teknologier inden for Contract Management. Det er en investering i din faglige udvikling og en mulighed for at styrke Contract Management i din organisation.
